jueves, 16 de julio de 2009

DEFINICION DE PALABRAS EN EL PROCESO DE ARCHIVO

DEFINICION DE PALABRAS EN EL PROCESO DE ARCHIVO


1. ARCHIVO PASIVO
Esta constituido por documentos que se conservan por su valor histórico, administrativo, etc.







2. SISTEMA DE ARCHIVO LATERAL
Los documentos se apoyan sobre uno de los lados cortos; uno junto al otro y el título junto
al lomo.

3. PESTAÑA
Proyección que sobre sale de los bordes superiores de las guías






4. ARCHIVO SEMI-ACTIVO
Constituido por documentos de uno o dos años atrás pero que son de consulta frecuente.



5. UNIDAD
Inserción que aparece escrita en la pestaña de la guía.




6. PASOS EN TRÁMITES DOCUMENTARIO
Decepcionar, clasificar, registrar, distribuir.








7. SISTEMA DE ARCHIVO HORIZONTAL
Los documentos que se colocan uno sobre otro.






8. PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR
Contiene documentación en uso.








9. ARCHIVO ACTIVO
Contiene documentación de uso.






10. LEYENDA
Es esa línea que debe de estar en cada parte de un número que se considera al clasificar.

MUEBLES EQUIPOS Y MATERIALES DE ARCHIVO


MUEBLES EQUIPOS Y MATERIALES DE ARCHIVO





1. CONCEPTO

Son muebles en los que se guardan los documentos pueden ser horizontales , verticales, según su posición que tiene las pestañas en las carpetas, no por la forma externa del mueble.





2. MATERIALES PARA EL ARCHIVO
Toda Secretaria debe contar con todo tipo de materiales de oficina para realizar trabajo de manera eficiente para lo cual existen varios materiales como son:






2.1 GRAPADORA
Permite graduar las perforaciones de acuerdo con el tamaño
del papel desee legajarse.

2.2 PERFORADORA CON PALANCA GUIA
Para colocar ganchos o grapas a cajas o grupos de documentos voluminosos


2.3 DESTRUCTURAS DE PAPEL Y OTROS
Son máquinas que reducen a tiras o partículas irreconstructibles los documentos
con información confidencial.

3. TIPO DE ARCHIVADORES
3.1 ARCHIVADOR VERTICAL DE GABETAS
De 2 a 4 gavetas metálicos o de madera, con llave central para cerrar todas las gavetas y con carpeta colgante.Al hacer trasladosde documentos para este archivador, conviene empezar de abajo hacia arriba de manera que equilibrando el peso.


3.2 ARCHIVADOR HORIZONTAL DE MADERA
Tiene forma de escritorio, utiliza carpetas colgantes, es de poca capacidad.

3.3 ARCHIVADOR VERTICAL O FOLDERAMA
Mueble metálico utiliza carpetas con visibilidad vertical, viene diferentes tamaños tiene
buena capacidad.

3.3 ESTANTERIA ABIERTA
Puede ser metálicos o de madera, se utiliza para bibliotecas y archivos pasivos.


3.4 ARCHIVADOR PARA FORMA DE COM PUTADOR
Mueble especial para colocar carpetas de forma continua.

TECNICA DE ARCHIVO





TECNICAS DE ARCHIVO







1. CONCEPTO
El proceso de decepcionar , ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc.
Los documentos son localizados en un mismo orden debidamente clasificado, toda la correspondencia, papeles y otros documentos relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y manejo.
Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos.



2. IMPORTANCIA
Representa la memoria de un negocio o conservación de los documentos. Solo se guarda los documentos importantes.






3.FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO
Un archivo no tiene el mayor valor cuando los documentos que contienen no pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventará sus propias reglas para decidir dónde guardar un documento, solo esa persona podría encontrarlo. Por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera poder archivar todo los documentos adecuadamente.


4. CONSERVACIÓN

Archivo Inactivo
: guardado por varios años
Archivo Central : Sótano, guardado de documentos de años atrás
Archivo Activo : Documentos actuales.


5. SISTEMA DE ARCHIVOS


1. SISTEMA ALFABETICO: viene a ser la asociación de las letras desde la “A” hasta la “Z”.


Ejemplo: EXSA, FAMESA

2. SISTEMA NUMÉRICO: Viene a hacer la asociación de números,s e ubica por los primeros ejemplos:


Factura Nº 159
Factura Nº 160


3. SISTEMA GEOGRAFICO
Se halla mediante el Distrito, Departamento, ciudad,etc.
Arequipa/Cesar Tarazona
Lima/Juan Palomino

4. TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN DE ARCHIVOS
Los archivos periódicamente o continuamente deben ser revisados, para proceder a la trasferencia o eliminación de archivos y conservar únicamente los que pueden ser necesarios a la empresa, este es el paso final en el ciclo de la vida de todo documento.
La transferencia regular de documentos inactivos da como resultado la economía de espacio, equipo y mano de obra, reduce el espacio que se necesita para los archivos activos en la oficina, ello permite ampliar equipo y suministros menos costosos para los documentos transferidos y simplifica los archivos inactivos, de tal manera que se pueden encontrar los documentos con la máxima eficacia.
Para determinar el valor de los documentos muchas empresas lo clasifican de la siguiente manera:


1. DOCUMENTOS VITALES
Incluyen documentos legales de constitución, títulos de propiedad,escrituras, estados financieros, etc.


2. DOCUMENTOS IMPORTANTES
Incluyen facturas, registro de ventas, registro de compras cotizaciones, registro de bancos, correspondencia como cartas enviadas, recibidas y documentos relacionados al giro del negocio


3. DOCUMENTOS UTILES
Incluyen alguna correspondencia general como memorando, normas legales, informes, recibos. Todo documento que se utilice temporalmente y después de algunas semanas o hasta un año de la fecha en que fueron recibidos o emitidos se puedan destruir.


4. DOCUMENTOS NO ESENCIALES
Incluyen anuncios, formatos, afiches, etc. Los cuales pueden ser destruidos después utilizarlo temporalmente, en algunos casos sin la necesidad de archivarlo.